Stand: 14. September 2026
1. Verantwortliche Stelle
Urban Agency Events AG
Feldwiesstrasse 2
8181 Höri, Schweiz
UID: CHE-420.799.029
E-Mail: olivier.grein@urbanagency.ch
Telefon / WhatsApp Business: +41 79 721 08 61
2. Geltungsbereich
Diese Information erläutert, wie wir Personendaten bearbeiten, wenn Personen mit Urban Agency Events AG über WhatsApp Business kommunizieren. Sie ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://urbanagency.ch/datenschutz/.
3. Bearbeitete Daten
Je nach Kontakt und Inhalt können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
• Telefonnummer, WhatsApp-Profilname sowie weitere freiwillige Profilangaben;
• Nachrichten, Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente und andere übermittelte Medien;
• Datum, Uhrzeit, Zustell- und Lesestatus sowie technische Metadaten;
• geschäftliche Kontaktdaten und Informationen über Projekte, Anfragen, Verträge oder Veranstaltungen;
• Angaben über weitere Personen, die in einer Nachricht genannt werden;
• bei einer ausdrücklich aktivierten Synchronisierung: freigegebene Teile des Chatverlaufs und geschäftliche Kontakte;
• interne Notizen, Zusammenfassungen, Aufgaben und Erinnerungen, die aus der Kommunikation erstellt werden.
Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine besonders schützenswerten Personendaten, wenn dies für Ihr Anliegen nicht erforderlich ist. Dazu können beispielsweise Gesundheitsdaten, politische oder religiöse Ansichten sowie amtliche Identifikations- oder Finanzdaten gehören.
4. Zwecke der Bearbeitung
Wir bearbeiten diese Daten für klar getrennte Zwecke:
• Beantwortung von Anfragen und geschäftliche Kommunikation;
• Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Verträgen, Projekten und Veranstaltungen;
• sichere technische Zustellung, Synchronisierung, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention;
• interne Organisation, insbesondere Zusammenfassungen, Aufgaben und Erinnerungen;
• KI-gestützte Auswertung und Formulierungshilfe erst nach separater Freigabe;
• Versand von Erinnerungen oder Nachrichten an Drittpersonen erst nach separater Einwilligung und menschlicher Freigabe.
Es erfolgen derzeit keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Nachrichten an Drittpersonen werden vorerst nicht autonom durch KI versendet.
5. Rechtsgrundlagen und Rechtfertigung
Die Bearbeitung erfolgt – je nach Zweck und anwendbarem Recht – insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen und von Verträgen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, aufgrund überwiegender berechtigter Interessen an effizienter und sicherer Geschäftskommunikation oder aufgrund einer Einwilligung.
Für neue, nicht erwartbare Zwecke – insbesondere die rückwirkende KI-Auswertung früherer Kommunikation, die Verarbeitung besonders schützenswerter Daten oder automatisierte Kontaktaufnahme mit Drittpersonen – holen wir, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligung ein oder stützen die Bearbeitung auf eine andere nachweisbare Grundlage.
6. Eingesetzte Anbieter und Empfänger
Für die Bereitstellung und Verarbeitung können insbesondere folgende Anbieter eingesetzt werden:
• Meta Platforms / WhatsApp für WhatsApp Business und die WhatsApp Business Platform;
• n8n für die technische Automatisierung und vorübergehende verschlüsselte Quarantäne;
• OpenAI für ausdrücklich freigegebene KI-Funktionen über ein Business- oder API-Unternehmenskonto;
• Hosting-, Sicherheits- und IT-Dienstleister, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist.
Die Anbieter bearbeiten Daten nach ihren jeweiligen Vertrags- und Datenschutzbedingungen und können Unterauftragsbearbeiter einsetzen. Mit eingesetzten Auftragsbearbeitern werden die erforderlichen Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen.
n8n Cloud wird nach den aktuellen Anbieterangaben in der Europäischen Union betrieben. Die konkrete Primär- und Backup-Region des von uns verwendeten Arbeitsbereichs sowie die tatsächlich eingesetzten Unterauftragsbearbeiter werden vor der produktiven Verarbeitung schriftlich bestätigt.
7. Auslandbekanntgabe
Einige Anbieter oder Unterauftragsbearbeiter können Daten ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums bearbeiten, insbesondere in den USA. Wir verwenden dafür die nach anwendbarem Recht erforderlichen Garantien, beispielsweise Angemessenheitsbeschlüsse, anerkannte Zertifizierungen oder Standardvertragsklauseln, und prüfen erforderliche ergänzende Massnahmen.
Vor der produktiven Verarbeitung realer Chatverläufe oder Kontaktbestände werden die konkrete n8n-Primär- und Backup-Region, die für diesen Arbeitsbereich tatsächlich eingesetzten Unterauftragsbearbeiter, die Bearbeitungsregion des OpenAI-API-Projekts und die verwendeten Transfergarantien dokumentiert. Bis zum Abschluss dieser Prüfung bleibt die entsprechende Synchronisierung deaktiviert.
8. Speicherdauer und Sicherheit
Eingehende Synchronisierungsereignisse werden nur nach erfolgreicher Echtheitsprüfung angenommen. Für die technische Quarantäne werden Inhalte verschlüsselt gespeichert und grundsätzlich spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Die produktive Löschautomatik muss vor der ersten Verarbeitung echter Daten aktiviert und getestet sein.
Der dafür vorgesehene n8n-Workflow ist so eingestellt, dass erfolgreiche und fehlgeschlagene Produktionsausführungen, manuelle Ausführungen sowie Ausführungsfortschritte nicht in der n8n-Ausführungshistorie gespeichert werden. Diese Einstellung gilt für diesen Workflow; andere Workflows werden separat geprüft. n8n kann unabhängig davon interne Sicherheits- und Aktivitätsprotokolle sowie verschlüsselte Sicherungskopien nach den eigenen, vertraglich vereinbarten Fristen aufbewahren.
Geschäftliche Kommunikation und daraus entstehende Unterlagen werden anschliessend nur so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Zweck, die Erfüllung eines Vertrags, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
Vor der produktiven Verarbeitung werden die konkrete Löschwirkung auf n8n-interne Protokolle und Sicherungskopien sowie die Fristen sämtlicher nachgelagerter Systeme vertraglich dokumentiert.
Für KI-Verarbeitung werden keine persistenten Gesprächsspeicher oder Vektordatenbanken verwendet. API-Anfragen werden mit deaktivierter Anwendungsspeicherung konfiguriert, soweit der eingesetzte Endpunkt dies unterstützt. OpenAI verwendet Inhalte aus der API nach den aktuellen Anbieterangaben nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle, ausser wir stimmen einer Datenfreigabe ausdrücklich zu. Standardmässige Missbrauchsprotokolle können jedoch Inhalte von Anfragen und Antworten enthalten und grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Eine kürzere beziehungsweise ausgeschlossene Inhaltsaufbewahrung setzt eine gesonderte Freigabe von OpenAI für Zero Data Retention oder Modified Abuse Monitoring voraus.
Vor dem Einsatz mit realen WhatsApp-Inhalten wird im konkret verwendeten OpenAI-API-Projekt geprüft, dass die Anwendungsspeicherung deaktiviert ist, keine persistenten Conversations, Threads, Vector Stores oder Files verwendet werden, keine freiwillige Datenfreigabe aktiviert ist und Region sowie Status von Zero Data Retention oder Modified Abuse Monitoring dokumentiert sind. Bis dahin werden keine realen WhatsApp-Inhalte an OpenAI übermittelt.
9. Ihre Rechte
Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Herausgabe oder Übertragung ihrer Daten verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.
Anfragen können an olivier.grein@urbanagency.ch gerichtet werden. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte können wir eine angemessene Identitätsprüfung verlangen.
Betroffene Personen können sich ausserdem an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
10. Datenlöschung bei WhatsApp- und App-Nutzung
Für eine Löschanfrage senden Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Datenlöschung WhatsApp“ an olivier.grein@urbanagency.ch. Geben Sie die betroffene Telefonnummer und ausreichend Angaben zur Identifikation der Kommunikation an. Senden Sie keine Ausweiskopie, solange wir diese nicht ausdrücklich und begründet anfordern.
Wir bestätigen den Eingang, prüfen Identität und Umfang und löschen oder anonymisieren die betroffenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden rechtlichen Gründe entgegenstehen. Wir informieren über das Ergebnis und gegebenenfalls über Daten, die weiterhin aufbewahrt werden müssen.
11. Transparenz direkt im WhatsApp-Kanal
Bei der ersten geschäftlichen WhatsApp-Kommunikation beziehungsweise vor einer neuen KI- oder Synchronisierungsfunktion erhalten betroffene Personen einen kurzen Hinweis mit Link auf diese Information. Marketing- oder Erinnerungsnachrichten werden nur bei den erforderlichen Opt-ins versendet; ein Widerruf muss einfach möglich sein.
12. Änderungen
Wir können diese Information anpassen, wenn sich der Datenfluss, die Anbieter oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.
